ICMS a recolher: o que é, como funciona e quando é possível recuperar valores?

O ICMS é um dos principais tributos da atividade empresarial no Brasil. Ele incide sobre a circulação de mercadorias, serviços de transporte interestadual e intermunicipal e serviços de comunicação, ou seja, está presente na maior parte das operações comerciais.

Sua alíquota varia conforme dois fatores:

• Essencialidade do produto: alíquota varia conforme a essencialidade da mercadoria, ou seja, quanto mais essencial o item (ex.: água), menor é a alíquota;

• Estado de origem e/ou destino: por ser um tributo estadual, cada unidade federativa define suas próprias alíquotas. Em São Paulo, por exemplo, a alíquota interna geral é de 18%.

Nesse contexto, o ICMS a recolher é o valor final que a empresa deve pagar ao Estado após apurar todas as operações sujeitas ao imposto. Ele resulta da diferença entre o ICMS devido nas vendas e o ICMS já pago nas compras.

Para empresas industriais, logísticas e varejistas, que lidam com grande fluxo de notas, entender esse saldo é fundamental. Isso permite evitar riscos fiscais, corrigir distorções de cálculo e identificar oportunidades reais de economia tributária que muitas vezes passam despercebidas no dia a dia.

O que é o ICMS a recolher e como é calculado?

O ICMS a recolher é o valor que a empresa deve pagar ao Estado após a apuração do imposto das vendas (débito) com o imposto já pago nas compras (crédito). Quando os débitos são maiores que os créditos, surge o ICMS a recolher.

Ele reflete a lógica da não cumulatividade do ICMS e evidencia a regularidade da apuração. Eventuais falhas nesse cálculo podem distorcer o saldo e ensejar tanto pagamentos indevidos quanto riscos de autuação fiscal.

Por isso, empresas que dependem de alto volume de operações tratam esse indicador como essencial para manter a regularidade fiscal, aproveitar corretamente os créditos e evitar perdas financeiras.

Exemplo prático:

Uma empresa, no período de apuração mensal, realizou aquisições de mercadorias para revenda, nas quais foi destacado ICMS no montante de R$5.000,00, valor este apropriado como crédito fiscal. No mesmo período, promoveu saídas de mercadorias tributadas, gerando débitos de ICMS no total de R$12.000,00.

Na apuração do imposto, procede-se à compensação entre débitos e créditos, nos termos do princípio da não cumulatividade:

Débitos (R$ 12.000,00) – Créditos (R$ 5.000,00) = R$ 7.000,00.

Assim, o montante de R$7.000,00 corresponde ao ICMS a recolher no respectivo período de apuração.

Quando o imposto pode ser recuperado?

A recuperação de valores de ICMS ocorre quando, dentro do período de apuração, os créditos legítimos superam os débitos gerados pelas operações de saída . Esse excedente pode decorrer tanto de  operações rotineiras - como aquisição de insumos e mercadorias - quanto  de situações específicas previstas na legislação estadual. 

Na prática, o imposto pode ser recuperado quando:

Há mais créditos do que débitos no período 

Empresas que adquirem insumos, matérias-primas ou mercadorias em volume significativo, ou sob alíquotas mais elevadas do que aquelas aplicáveis às saídas,  podem gerar saldo credor de ICMS. Esse saldo pode ser usado para compensar débitos de períodos futuros ou, em alguns casos, solicitado para utilização especial conforme regras estaduais.

O contribuinte paga ICMS a maior por erro operacional

Classificações incorretas de mercadorias (NCM), falhas na base de cálculo, aplicação de alíquotas indevidas ou outros erros de escrituração  podem resultar em recolhimento indevido ou a maior. Nesses casos, uma vez comprovado o erro, o valor pode ser recuperado por meio de pedido de restituição ou compensação, na forma da legislação aplicável.

Operações sujeitas a benefício fiscal não aplicado

Situações como isenções, reduções de base de cálculo, crédito presumido ou diferimento, quando não corretamente aplicadas, podem resultar em recolhimento indevido de ICMS, passível de recuperação, conforme as regras da legislação estadual.

Transações interestaduais com tratamento incorreto do Difal ou ST

Nas operações interestaduais, erros na apuração do DIFAL ou na aplicação da substituição tributária (ST) podem levar ao recolhimento em duplicidade ou a maior.

Créditos acumulados estruturais

Setores exportadores, operações sujeitas à alíquota interestadual inferior à alíquota interna e atividades com cadeia longa de insumos tributados tendem a gerar acúmulo recorrente de créditos de ICMS.

Uma análise técnica contínua evita que os créditos se percam no tempo e permite que a empresa recupere valores relevantes que podem fortalecer significativamente o caixa.

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Como esse imposto fica com a Reforma Tributária?

A Reforma Tributária redefine a estrutura dos tributos sobre o consumo no Brasil e altera o futuro do ICMS. O imposto continuará existindo durante o período de transição, mas deixará gradualmente de ser o principal tributo estadual para dar lugar ao IBS, o Imposto sobre Bens e Serviços. Na prática, o ICMS entra em um ciclo de convivência com o novo modelo e terá peso diferente na gestão fiscal das empresas até sua extinção definitiva.

Nos próximos anos, o cenário será marcado por três movimentos simultâneos:

Coexistência de regimes

O ICMS continua sendo apurado e recolhido conforme as regras atuais até o fim da transição em 2033, quando o novo modelo - IBS - estará concluído e serão extintos o ICMS e o ISS. Isso significa que empresas ainda precisam controlar créditos, débitos, apuração mensal, escrituração fiscal e regras estaduais

Migração gradual da base de cálculo

A alíquota referência do IBS será incorporada de forma progressiva, substituindo, aos poucos,  a lógica fragmentada das legislações estaduais. Por exemplo, em 2026, o IBS será cobrado com uma alíquota de apenas 0,1%, marcando o início da “fase de teste”. 

Em 2027, o IBS-CBS será efetivamente implementado, ainda com alíquotas reduzidas. Somente a partir de 2029 terá início o processo de substituição gradual do ICMS e do ISS pelo IBS, com redução das alíquotas em 10% ao ano, até que, em 2032, atinjam o patamar de 60% em relação às alíquotas atualmente vigentes. Em 2033, o novo modelo estará integralmente concluído.

Dessa forma, a complexidade atual do ICMS não desaparece de imediato: empresas seguirão registrando entradas e saídas, verificando isenções e aplicando alíquotas interestaduais durante boa parte do período de adaptação. 

Tratamento dos créditos existentes

O saldo credor de ICMS, regularmente apurado e escriturado até a extinção definitiva do imposto em 2033, será passível de compensação com os débitos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS),mas sua utilização dependerá de regulamentações específicas. 

Até o momento, o PLP nº 108/2024 dispõe que os créditos poderão ser utilizados para compensação em até 240 parcelas mensais, iguais e sucessivas,  por isso é crítico identificar, registrar e formalizar corretamente os créditos antes da mudança estrutural.

O resultado é um cenário em que o ICMS segue relevante no curto e médio prazo, especialmente para indústrias e varejo com alto volume de operações interestaduais. O desafio das empresas será administrar dois sistemas simultaneamente e ajustar processos, ERPs, controles fiscais e modelos de apuração. Em uma transição desse porte, deixar créditos para trás ou cometer erros de apuração pode significar perda direta de caixa e risco de contingência.

Leia também:  Cronograma da Reforma Tributária: entenda o que muda e quando →

Por que contar com uma consultoria?

A gestão do ICMS exige rigor técnico e leitura estratégica, mas esse é apenas um dos pontos que determinam a saúde fiscal de uma empresa. 

A Pactum vai muito além do controle de impostos: atuamos na recuperação completa de créditos, na Análise Fiscal aprofundada, no Planejamento Tributário e na construção de estruturas que reduzem riscos e fortalecem resultados. 

Nosso compromisso é garantir que cada decisão tributária seja um passo seguro para a prosperidade do seu negócio.

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