7 sinais de que a estratégia tributária precisa ser revisada

As decisões tributárias tomadas hoje terão impacto direto em um cenário de transição contínua. Com a entrada integral da CBS em 2027 (substituindo PIS e COFINS) e o avanço gradual do IBS até 2033, o planejamento fiscal ganha uma nova dinâmica: não dá mais para analisar o negócio apenas pela fotografia do presente.

Aproveitamento de créditos, precificação, contratos, escolha de fornecedores e estrutura societária precisam ser avaliados tanto pela carga atual quanto pelo impacto ao longo da transição. A estratégia deixa de ser uma revisão pontual de fim de ano e passa a exigir um acompanhamento contínuo das operações.

A seguir, reunimos sete sinais claros de que o seu planejamento fiscal precisa de um ajuste de rota, com recomendações práticas da Coordenadora e Consultora Tributária da Pactum, Fernanda Camargo Fernandes.

O que define uma boa estratégia tributária?

A verdadeira função da estratégia tributária é anteceder o impacto dos impostos nas decisões do negócio. Em vez de calcular o imposto depois do fato consumado, ela estabelece critérios para que escolhas sobre preços, contratos, fornecedores e investimentos sejam analisadas sob a perspectiva fiscal antes da tomada de decisão.

Na prática, isso permite comparar antecipadamente como cada alternativa afeta a margem, o fluxo de caixa, os créditos e a exposição a riscos.

O que a sua empresa ganha com isso:

• Previsibilidade: simulações de carga efetiva antes de alterar preços, fechar contratos ou mudar fornecedores;

• Proteção de margem: revisão prévia de cláusulas de repasse e reajuste antes que a operação sofra alterações fiscais;

• Aproveitamento de créditos: avaliação do potencial de transferência de créditos de IBS e CBS na escolha de parceiros comerciais;

• Mitigação de riscos: decisões embasadas em documentação sólida e alinhadas às regras de cada fase da transição;

• Visão integrada: alinhamento estratégico entre as áreas fiscal, financeira, jurídica, comercial, suprimentos e TI sobre uma mesma base de dados;

• Adaptabilidade: revisões programadas a cada marco do cronograma e nas janelas de opção dos fornecedores do Simples Nacional.

É nesse ponto que estratégia tributária e planejamento tributário se diferenciam. O planejamento tributário analisa a situação da empresa, compara alternativas e recomenda caminhos para uma decisão ou um período.

A estratégia tributária é mais ampla e contínua. Ela define como essas recomendações entram na gestão, quais indicadores serão acompanhados, quem participa das decisões e quando os cenários devem ser revistos. O planejamento aponta o caminho; a estratégia cria a estrutura para seguir, acompanhar e ajustar esse caminho ao longo do tempo.

Por que 2027 exige decisões conectadas?

Porque, entre 2027 e 2033, a empresa vai administrar decisões tomadas sob as regras atuais enquanto adapta contratos, preços, fornecedores, créditos e processos fiscais ao novo sistema.

A partir de 2027, a CBS passa a ser cobrada integralmente e substitui o PIS e a COFINS, que serão extintos. O IBS tem uma transição mais longa, prevista pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar 214/2025. Essa transição vai até 2033, quando o IBS substitui integralmente o ICMS e o ISS.

Durante esse período, a empresa opera com o sistema anterior e o novo ao mesmo tempo. Isso exige controles capazes de administrar as duas lógicas. Tratar a transição como uma simples troca de guia de recolhimento não basta.

Para Fernanda Camargo Fernandes, a mudança desloca o lugar onde a decisão tributária acontece.

"Hoje, boa parte das escolhas tributárias gira em torno de regime e benefício. Com IBS e CBS, o crédito fica vinculado à extinção do débito pelo fornecedor. Na transição, basta o destaque correto na nota, mas essa regra tem prazo para acabar. A decisão tributária entra em compras, em preço, em contrato e em caixa. Não dá mais para tratar como um assunto que o fiscal resolve no fim do mês."

Como IBS, CBS, ICMS e ISS afetam decisões diferentes

Os tributos não mudam no mesmo ritmo, e cada um pesa sobre uma decisão diferente:

O que muda além da troca de regime

A não cumulatividade ampla do IBS e da CBS muda a lógica de crédito em relação ao modelo atual de PIS, COFINS e ICMS.

Pelo art. 47 da LC 214/2025, a apropriação do crédito fica vinculada à extinção do débito na operação de aquisição. Enquanto o split payment e o recolhimento pelo adquirente não estiverem implementados, o art. 48 dispensa essa exigência e condiciona o crédito ao destaque correto do IBS e da CBS no documento fiscal eletrônico.

Na prática, fornecedores, contratos e logística de suprimento passam a influenciar diretamente o crédito disponível. Escolher um fornecedor deixa de ser uma decisão apenas comercial e passa a ter efeito tributário mensurável.

Quando o split payment for implementado, o valor do tributo será segregado no pagamento e direcionado ao Fisco. A Receita Federal prevê a obrigatoriedade para 2028. A partir daí, a empresa deixa de reter esse valor até o vencimento da obrigação, o que exige rever desde já o planejamento do capital de giro.

O efeito sobre fornecedores do Simples Nacional

A forma de recolhimento escolhida por um fornecedor do Simples Nacional interfere no crédito de IBS e CBS transferido na cadeia. Quem recolhe esses tributos dentro do DAS gera, em regra, menos crédito ao comprador do que quem opta por recolhê-los à parte, pelo regime regular.

Essa opção é semestral. Para o 1º semestre de 2027, ela foi feita entre 1º e 30 de setembro de 2026. A próxima janela abre em março de 2027, com efeitos no 2º semestre. Por isso, o mapa de fornecedores precisa ser revisto a cada janela de opção, sobretudo em cadeias com muitos fornecedores de menor porte.

Quais sinais indicam que a estratégia tributária precisa ser revista?

Os sinais costumam aparecer isolados no dia a dia, o que dificulta perceber o padrão. Lidos em conjunto, mostram que a estratégia deixou de refletir a operação.

1. Decisões concentradas na alíquota nominal

A comparação entre regimes ou operações considera apenas a alíquota, sem olhar base de cálculo, créditos disponíveis e efeito sobre a margem. Uma alíquota menor pode gerar custo tributário maior quando a operação perde direito a crédito ou amplia a base tributável. O erro é comum em decisões tomadas sob pressão de prazo, sem tempo para simular o efeito completo.

2. Decisões comerciais tomadas sem checagem fiscal prévia

Preço, prazo de pagamento e escolha de fornecedor são definidos sem avaliar o impacto tributário da operação. O resultado pode ser pagamento a maior, perda de crédito ou preço abaixo do necessário para cobrir a carga real. Quando o problema aparece na revisão seguinte, corrigir já custa mais caro.

3. Áreas fiscal, financeira, jurídica e comercial que não dialogam

As simulações ficam restritas à área fiscal e não chegam a quem define preço, negocia contrato ou aprova investimento. A análise pode estar tecnicamente correta e, ainda assim, não influenciar a decisão. Isso acontece quando ela chega tarde ou não é traduzida para a linguagem das demais áreas.

4. Base de dados fiscal desorganizada ou pouco confiável

Divergências entre notas fiscais, escriturações e sistemas de gestão travam qualquer simulação, inclusive a comparação entre o regime atual e os efeitos da CBS e do IBS. Sem uma base confiável, mesmo uma boa metodologia produz conclusões frágeis.

5. Recomendações que nunca chegam à implementação

Diagnósticos e relatórios técnicos indicam ações necessárias, mas não viram plano com responsável, prazo e sistema envolvido. O risco identificado fica registrado no relatório, sem tratamento, até se materializar como passivo ou autuação.

6. Ausência de indicadores de acompanhamento

A empresa não monitora com regularidade a carga tributária efetiva, os créditos apurados e os passivos em aberto. Sem esses números, o desalinhamento entre estratégia e operação só aparece no fechamento do período.

7. Estratégia não revisada diante da Reforma Tributária

A empresa manteve a lógica de decisão anterior à Reforma, sem reavaliar como CBS e IBS afetam crédito, precificação e relação com fornecedores e clientes. O ponto mais exposto são os contratos de longo prazo, que podem deixar de refletir o custo tributário real a partir de 2027.

O que aparece na escrituração das empresas

Fernanda Camargo Fernandes coordena diagnósticos fiscais para empresas na Pactum. Nesta conversa, ela conta quais sinais aparecem com mais frequência nos arquivos das empresas, o que acontece nos bastidores de uma revisão e onde a tecnologia termina e a análise técnica começa.

Quais são os sinais mais comuns de que a estratégia tributária de uma empresa ficou ultrapassada? E o que exige atenção imediata para 2026 e 2027?

Os sinais que mais se repetem aparecem na escrituração, antes de chegarem ao resultado. Os principais são: insumo lançado como uso e consumo; crédito de PIS e COFINS restrito aos itens mais evidentes; IR retido por clientes que nunca foi compensado; benefício fiscal concedido e não aproveitado; cadastro fiscal de produtos parado no tempo.

O ponto em comum: ninguém revisou porque "sempre foi feito assim".

Para 2026 e 2027, o ponto mais sensível é o crédito de PIS e COFINS. A empresa precisa revisar e escriturar aquilo a que tem direito enquanto esses tributos existem, porque a transição para a CBS tem regras próprias para o aproveitamento dos saldos.

Também pesa o fornecedor do Simples Nacional. A opção que ele fez para o 1º semestre de 2027 já define o crédito de quem compra dele, e essa opção pode mudar a cada semestre. Isso afeta o preço e a escolha do fornecedor.

Existe algum caso real de empresa que só percebeu o problema tarde demais? O que veio à tona nos bastidores desse diagnóstico?

Temos um caso bastante característico desse desafio. Uma indústria de alimentos que lançava parte dos insumos de produção como material de uso e consumo. Na prática, deixou de tomar crédito de ICMS por anos. Na mesma revisão, encontramos imposto de renda retido por clientes que nunca tinha sido aproveitado.

Nos bastidores, o diagnóstico começou pelos arquivos digitais e virou uma revisão nota a nota e item a item, com conferência dos XMLs. Esse nível de detalhe mostrou o que a leitura por valores globais não mostrava.

Como a combinação de tecnologia com validação técnica humana muda o resultado do diagnóstico?

A tecnologia cruza grandes volumes de dados em pouco tempo. A validação humana decide o que se sustenta. Outro exemplo dessa aplicação foi uma empresa do setor de serviços, em que o cruzamento entre a escrituração do ICMS e a de PIS e COFINS mostrou que fretes e itens do ativo tinham base de crédito subaproveitada.

Depois, a equipe técnica definiu, item a item, o que entrava no resultado. No caso de PIS e COFINS, o critério foi a essencialidade ou relevância de cada gasto para a operação. O cliente recebeu as oportunidades separadas pela forma de aproveitamento (escrituração, compensação administrativa ou via judicial), com valor e nível de segurança definidos. A partir daí, a mesma equipe conduziu a implementação.

Quais informações sustentam a estratégia tributária

Antes de simular qualquer cenário para 2027, a empresa precisa reunir um conjunto mínimo de informações confiáveis:

• Histórico de apurações e créditos: apurações tributárias dos últimos períodos, com destaque para créditos aproveitados e créditos identificados, mas não utilizados. Esse histórico mostra o comportamento fiscal recente e as oportunidades já mapeadas que ainda não viraram resultado;

• Cadastro de produtos e classificação fiscal: cadastro atualizado de produtos e serviços, com classificação fiscal correta. Erros de classificação se propagam para toda a apuração e costumam ficar invisíveis até uma auditoria interna ou externa;

• Contratos e estrutura societária: contratos vigentes com fornecedores e clientes, além da estrutura societária atual. Cláusulas de reajuste, repasse de tributos e prazo de vigência determinam se um contrato continuará equilibrado quando a carga da operação mudar.

Na prática da Pactum, o ponto de partida é mais concreto. "O mínimo é ter 12 meses de SPED Fiscal e EFD-Contribuições completos e coerentes entre si, cadastro de produtos com classificação fiscal correta, CFOP bem aplicado e o mapa de fornecedores por regime", afirma Fernanda.

Ela relata o caso de uma indústria com quatro estabelecimentos em que só um tinha a escrituração fiscal completa no período.

"Tivemos que reconstituir a carga dos demais a partir de outra obrigação e calibrar o resultado com os meses em que havia informação de todos. Simular sem esse cuidado gera um número que não se sustenta."

Como comparar cenários fiscais para 2027

A alíquota nominal diz quanto incide, mas não diz quanto sobra. Na prática, três critérios costumam pesar mais:

Nos projetos reais, é o crédito que costuma definir o resultado. "Na simulação que fizemos para uma indústria, o que definiu o resultado foi o volume de crédito apurado nos arquivos da própria empresa, não a alíquota de referência", conta Fernanda.

Esses critérios também orientam a revisão de preços e contratos, sobretudo quando a operação envolve fornecedores ou clientes com regimes diferentes.

Quais áreas precisam participar das decisões

A estratégia tributária só ganha tração real quando deixa de ser um assunto exclusivo do departamento fiscal e passa a envolver toda a operação. Cada área traz uma perspectiva indispensável para o planejamento:

• Fiscal: interpreta as normas, mapeia obrigações e créditos e mantém o recolhimento em dia;

• Financeiro: mede o impacto no fluxo de caixa, na margem e no capital de giro, projetando o efeito das mudanças nos indicadores;

• Jurídico: revisa contratos vigentes, avalia riscos de responsabilidade e renegocia cláusulas sensíveis antes da transição;

• Comercial e compras: recalibram preços, prazos e seleção de fornecedores com base no potencial de geração e transferência de crédito;

• Tecnologia (TI): adapta os sistemas de gestão e emissão fiscal para operar simultaneamente nos dois regimes durante a transição.

Na visão de Fernanda, compras, comercial e TI são justamente as pontas que mais costumam ficar isoladas no processo:

"Compras escolhe fornecedor pelo preço, sem olhar o crédito que vem junto. O comercial fecha contrato de longo prazo sem cláusula de revisão tributária. A TI parametriza o sistema sem a validação do fiscal."

Os impactos dessa falta de alinhamento aparecem na prática. Em um caso acompanhado pela Pactum, uma indústria continuou recolhendo IPI com base em uma tabela desatualizada após sucessivas reduções de alíquota, simplesmente porque o cadastro no ERP não foi revisado. O gargalo só veio à tona durante o diagnóstico.

Quando uma dessas áreas opera de forma isolada, a estratégia ruí na execução, por mais impecável que seja o diagnóstico do time fiscal.

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Como transformar a estratégia em um plano de implementação

Uma recomendação técnica vira plano de implementação quando define responsável, ordem de execução, documento ou sistema envolvido, prazo e forma de verificação do resultado. "A recomendação diz o que fazer. O plano diz quem faz, em que ordem, com qual documento e em que prazo", define Fernanda. A verificação do resultado fecha o ciclo.

Essa transformação costuma seguir uma sequência:

1. Priorização por impacto e prazo: ordenar as recomendações pelo efeito financeiro estimado e pela urgência regulatória, começando pelas que envolvem prazo legal ou risco de perda de direito;

2. Definição de responsável e sistema envolvido: indicar quem conduz cada ação e quais sistemas, cadastros ou contratos precisam ser ajustados;

3. Cronograma de execução: estabelecer datas realistas, considerando o tempo de ajuste de sistemas e de capacitação das equipes;

4. Execução acompanhada: implementar as mudanças com suporte técnico para as dúvidas que surgem durante a adaptação;

5. Verificação de resultado: confirmar, com indicadores objetivos, se a ação produziu o efeito esperado.

Segundo Fernanda, o que costuma travar é o que vem depois do relatório: a retificação de obrigações acessórias, a conferência documental, o ajuste de cadastro no sistema e a falta de uma pessoa responsável dentro da empresa. A transição emperra quando a responsabilidade pela execução não fica clara entre as áreas.

Quais indicadores acompanhar ao longo de 2027

"Poucos indicadores, olhados todo mês, valem mais do que um relatório grande no fim do ano", afirma Fernanda. Os que ela recomenda acompanhar são:

• Carga tributária efetiva sobre a receita, comparada com a simulação feita antes de 2027;

• Crédito tomado em relação às compras, para saber se a empresa está aproveitando aquilo a que tem direito;

• Saldo credor acumulado, que representa capital imobilizado até ser compensado ou ressarcido;

• Parcela das compras vinda de fornecedores que não geram crédito;

• Margem por linha de produto ou serviço, antes e depois da mudança.

A esses cinco, vale somar o acompanhamento dos passivos tributários em aberto e das inconsistências encontradas em auditorias internas. Eles mostram se a qualidade da base de dados está melhorando ou piorando.

Se algum indicador se afastar do que a simulação previa, a estratégia precisa ser revista sem esperar o fechamento do ano. Sem indicadores associados, a revisão só acontece depois que o problema já apareceu.

Por que contar com um parceiro tributário

Equipes fiscais internas costumam conhecer a fundo a operação da empresa. Nem sempre, porém, têm tempo ou estrutura para conduzir, ao mesmo tempo, a rotina fiscal e um diagnóstico completo diante da Reforma Tributária.

Um parceiro tributário externo contribui com uma visão independente da operação, com capacidade tecnológica para cruzar grandes bases de dados fiscais e com experiência acumulada em diagnósticos de empresas do mesmo setor ou porte.

Essa experiência comparada tem valor prático. Quem já revisou operações semelhantes reconhece padrões de erro e de oportunidade mais rápido do que uma análise que parte do zero.

Isso não significa transferir a gestão fiscal para terceiros. A empresa mantém a responsabilidade pelas decisões e pela operação. Na divisão de papéis, a equipe interna fornece os dados, conhece o contexto de cada operação e aprova as mudanças. O parceiro conduz o diagnóstico, simula cenários e apoia a implementação.

Como escolher o parceiro certo

Quatro critérios ajudam a escolher uma consultoria tributária para um projeto dessa natureza:

• Método: se o parceiro trabalha a partir dos dados da empresa (SPED, XML, escrituração) ou só a partir de entrevistas e teses genéricas. Um parceiro com metodologia clara consegue explicar cada etapa da análise e sustentar as conclusões com critério técnico.

• Experiência setorial: se ele mostra casos do mesmo porte e segmento, com resultado medido. O diagnóstico de uma indústria com cadeia de fornecedores extensa exige leitura diferente do diagnóstico de uma empresa de serviços.

• Tecnologia aplicada à análise: se a tecnologia processa o volume, mas o resultado passa por profissionais que assumem a responsabilidade técnica pelo que está escrito.

• Capacidade de implementação: se ele permanece após o diagnóstico, ou seja, quem retifica as obrigações, quem as transmite e quem responde ao Fisco.

"Uma pergunta simples resolve boa parte da avaliação: 'o que acontece depois que vocês entregam o relatório?'. A resposta mostra se o parceiro vende um documento ou um resultado", afirma Fernanda.

Por que contar com a Pactum?

A Pactum atua desde 1979 no diagnóstico, no planejamento e na recuperação de tributos de empresas de médio e grande porte. O trabalho combina tecnologia para cruzar dados fiscais com validação técnica humana das conclusões. Essa combinação apoia a identificação de inconsistências, a quantificação de impactos financeiros e a transformação de recomendações em plano de execução.

A atuação integrada permite conduzir a estratégia tributária de forma contínua. O diagnóstico identifica divergências na operação, o serviço de planejamento tributário orienta decisões futuras e a recuperação trata valores que poderiam ter sido aproveitados antes.

"Na Pactum, o diagnóstico já sai com a forma de aproveitamento de cada oportunidade definida e segue para uma etapa de implementação com equipe própria", explica Fernanda.

A gestão fiscal e as decisões finais continuam com a empresa. A Pactum amplia a capacidade de análise e apoia a execução, para que quem identificou algum dos sete sinais revise a estratégia antes das próximas etapas da transição.

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Fernanda Camargo Fernandes é coordenadora fiscal e consultora tributária, com mais de 20 anos de experiência. Na Pactum, lidera uma equipe multidisciplinar dedicada a diagnósticos e soluções tributárias para empresas.